Così l’amministratore deve rispettare la privacy dei condomini

Come cambia il condominio ai tempi di Gdpr? Col nuovo regolamento Ue sulla privacy l’amministratore deve tenere un registro sul trattamento dei dati personali, che contiene le linee guida per le attività compiute nell’esercizio dell’incarico, a tutela dei diritti di tutti. E ora arriva un vero e proprio codice di condotta per gli studi di amministrazione realizzato dall’associazione di categoria Anammi, capofila del progetto, cui hanno aderito altre sigle. L’amministratore è responsabile e può trattare solo le informazioni dei condomini strettamente inerenti la gestione: dati anagrafici, indirizzi, quote millesimali.

Insomma: in studio niente annotazioni di natura personale tipo «single», «va in vacanza a giugno», «non verrà all’assemblea», «risponde sempre la segreteria». E ciò sia su carta sia nei computer. I condomini possono consultare il registro contabile e ottenere copia dei documenti, ma possono essere comunicati soltanto i dati necessari a consentire il controllo sulla gestione, ad esempio il consumo di acqua e di gas metano da riscaldamento. Scatta l’illecito se si diffondono a terzi informazioni personali dei singoli proprietari, pubblicandoli in bacheca oppure trasmettendo parti del verbale dell’assemblea. A proposito: la riunione, cui possono partecipare anche tecnici, si può registrare solo se tutti sono d’accordo, amministratore e consulenti compresi.

E il portiere? Deve essere nominato addetto al trattamento laddove entra in contatto con i dati riservati di proprietari e inquilini. E deve dare il suo consenso privacy se è uno studio professionale esterno che si occupa di buste paga e contributi. Per installare un sistema di videosorveglianza serve un numero di voti pari alla maggioranza degli intervenuti e almeno alla metà del valore dell’edificio. Ma se le telecamere inquadrano la strada è necessaria una procedura d’impatto per valutare i rischi sulla riservatezza dei singoli. Il codice elaborato dall’avvocato Carlo Pikler rappresenta un modello di riferimento per la corretta gestione: prevede revisione periodica e obbligo di formazione dei professionisti; iniziative del genere sono incoraggiate dallo stesso regolamento Ue 16/679, recepito dal decretolegislativo101/18.