• Sabato 4 Agosto 2018, 15:30

La privacy in condominio: tutto quello che devi sapere

La privacy è il diritto alla riservatezza sui vostri dati personali. E' regolato e gestito da un'autorità amministrativa detta Garante della Privacy, la quale stabilisce leggi, diritti e obblighi sul trattamento dei dati personali. Tali normative sono consultabili sul manuale rilasciato dalla suddetta autorità.

Chi abita in un condominio, saprà sicuramente che la privacy è molto importante e se violata, può portare a spiacevoli screzi, oltre che ad ammende e multe. L'amministratore è la figura delegata come responsabile del trattamento e per nessun motivo può fornire i vostri dati o far consultare dei vostri documenti a terzi. Anche lui ha degli obblighi da rispettare che descriveremo accuratamente in seguito. Per i condomini, invece, grandi novità riguardanti le informative e il consenso. Dal 25 maggio 2018 è in vigore la nuova normativa. Il Garante della Privacy ha inoltre istituito un manuale ufficiale, il GDPR, dove sarà possibile consultare tutte le nuove normative e sapere tutto ciò che riguarda la privacy nel condominio. E' scritto in maniera semplice ed intuitiva e vi guiderà passo dopo passo in ogni operazione che dovrete effettuare, dal semplice foglio informativo fino alla portabilità o cancellazione dei vostri dati personali.

Il ruolo dell'amministratore
L'amministratore è il responsabile del trattamento dei dati personali e viene nominato tramite assemblea condominiale. Deve adempiere alle regole sulla riservatezza oltre che essere in possesso di una buona dose di buon senso. I dati di cui è in possesso sono dati anagrafici, numeri di telefono o indirizzi e-mail. Anche voi avrete diritto a conoscere i dati dell'amministratore, che ha l'obbligo di indicarli su una targhetta e posizionarla nel condominio, affissa ad un muro. Può richiedere i vostri dati catastali come sezione urbana, foglio, particella, subalterno e comune, contrariamente non può mai chiedervi copie di documenti attestanti compravendita o affitto.
Infine, l'amministratore, deve conservare in completa sicurezza tutti i documenti riconducibili al condominio o ai residenti e devono essere consultabili in tempi brevi, previa richiesta da parte del condomine.
Per gli annunci, comunicazioni importanti o richieste particolari relative al condominio, l'amministratore è tenuto a creare una bacheca apposita, consultabile in uno spazio comune.
Ovviamente non è possibile comunicare tutto quello che volete, ma dovrete seguire delle regole di base. Ricordate che non possono essere inserite comunicazioni contenenti i dati personali dei condomini, se quest'ultimo è stato assente all'assemblea non sarà possibile comunicare il verbale di assemblea in bacheca o, in caso di morosità di un condomine non si può assolutamente comunicare la situazione in bacheca. Per i ritardi nei pagamenti di spese condominiali dovrete attendere l'assemblea per comunicazioni e/o spiegazioni e, queste informazioni strettamente personali, anch'esse, non saranno pubblicabili in bacheca. Nel caso in cui l'amministratore decida di violare le normative e procede con l'affissione di suddetti dati, avrete tutto il diritto di iniziare le pratiche di eliminazione dati e, ovviamente, denunciare la situazione all'autorità competente. Vi ricordiamo che da quest'anno, sono previste multe molto salate per chi non rispetta gli obblighi o viola la normativa.

La gestione della privacy
La trasparenza è la qualità principale richiesta durante la gestione della privacy del condominio. Ogni persona che risiede o vive nel condominio ha diritto ad essere informato su spese relative ad esso o su inadempimenti degli altri inquilini, a meno che non rientrino nelle questioni con divieto d'affisso. Inoltre, dovete sapere che l'amministratore ha l'obbligo di comunicare i dati dei condomini morosi a tutti i creditori che ne facciano richiesta. Un altro obbligo dell'amministratore è aprire un conto corrente postale o bancario intestato al condominio. Con questo conto, verranno effettuate le spese in comune come pagamento di bollette, ristrutturazioni e così via, e saranno accreditate le somme destinate al condominio. Sarà possibile richiedere prestiti e finanziamenti per lavori o migliorie solo nel caso in cui i condomini siano d'accordo. Sarà vostro diritto, infatti, prendere visione del conto e richiedere un estratto conto mensile per monitorare le entrate/uscite. Per fare ciò, vi servirà comunque contattare l'amministratore che vi farà da tramite con la banca. Per un condominio 2.0, durante l'assemblea, se metà dei condomini sono d'accordo, l'amministratore è tenuto a realizzare un sito internet dove postare tutti i documenti relativi al condominio, eventuali spese, fatture ed altro. Tutto ciò, sarà facoltativo, il motivo principale della creazione di un sito internet è per rendere scaricabili i documenti previsti nell'assemblea mensile.
Tutti i condomini hanno il diritto di bloccare e anche cancellare i propri dati personali dai documenti di condominio. Ciò succede quando i dati non vengono trattati secondo la legge o l'amministratore non adempie in maniera corretta nei suoi obblighi. Inoltre, ciascun condomino può accedere ai dati che lo riguardano presentando una richiesta all'amministratore. Questa domanda non può mai essere rifiutata e avrete tutto il diritto di controllare documenti di vostro interesse.
Ricapitolando, i documenti necessari a garantire la vostra privacy, e fondamentali per il trattamento della privacy, saranno : il modello informativo, il modello di prestazione al consenso del trattamento dati personale, la dichiarazione delle misure di sicurezza come analisi dei rischi e procedure interne ed il registro dei trattamenti.

La videosorveglianza
Capitolo a parte per la videosorveglianza, che in fatto di privacy, occupa un ruolo rilevante. Infatti, la questione principale riguarda sempre la modalità di registrazioni e, spesso alcuni condomini non sono d'accordo con la politica dell'amministratore in tema di riprese. Sono tanti i casi in cui non si riesce a distinguere se si stanno effettuando registrazioni a fini personali, o se si tratta di una necessità del condominio. Per porre fine a queste dispute, e per regolare le riprese (effettuate soprattutto in spazi comuni), dovrete seguire le leggi descritte nel manuale del Garante della Privacy. Innanzitutto, dovrete distinguere videocamere di sicurezza utilizzate per salvaguardia di singole proprietà e telecamere per controllo di area comune. Quest'ultime adottano le misure previste dal Garante della Privacy che obbliga di segnalarle con appositi cartelli posti in una zona visibile a tutti e, le registrazioni vanno memorizzate e conservate per un lasso di tempo non superiore a 24-28 ore, eventuali cambiamenti saranno decisi dal Garante. Le telecamere possono inquadrare solo aree comuni e le registrazioni ottenute e memorizzate, devono essere protette con un apposito sistema di sicurezza. E' possibile registrare anche l'assemblea di condominio.
L'installazione delle telecamere di sicurezza deve essere decisa dall'assemblea, con almeno la metà dei partecipanti favorevoli, a patto che rappresentino anche la metà del valore dell'immobile.
Analoghi diritti e obblighi per il videocitofono, che però, viene considerato un accessorio personale e deve avere un raggio d'azione limitato alla sua finalità, come stabilito dal Garante della Privacy.

Le nuove normative 2018
Il 25 maggio 2018 è cambiata la normativa sulla privacy ed è entrato in vigore il GDRP. Quest'ultimo è un testo che contiene le nuove regole da rispettare, e se saranno violati gli adempimenti e gli obblighi stabiliti, l'amministratore o i condomini, saranno sottoposti a pesanti sanzioni amministrative e in alcuni casi penali. Le sanzioni attualmente in vigore sono molto salate e si dividono in multe, che possono arrivare fino a 20 milioni di euro, e trattenute fiscali pari al 4% del fatturato annuo.
Le maggiori novità riguardano soprattutto il trattamento dei dati personali, l'informativa e il consenso.
La prima, permette di dare una tempistica all'uso di dati personali, che non sarà più illimitata, ma direttamente proporzionale alla sua finalità.
L'informativa sulla privacy dovrà essere chiara e trasparente, facilmente comprensibile a tutti, senza giri di parole o frasi difficilmente interpretabili. Per realizzare tutto questo si potranno usare delle icone che renderanno il testo più intuitivo e semplice, ed inoltre, saranno uguali per tutti gli stati dell' Unione Europea. Al momento questa modalità è ancora in fase di preparazione, ma sarà proposta a breve dall' U.E. che sta velocizzando le pratiche per far partire il progetto già da quest'anno.
Per quanto riguarda il consenso, invece, deve essere inequivocabile ed esplicito, nel senso che una persona deve essere perfettamente a conoscenza che sta dando il consenso per il trattamento dei suoi dati personali. Il sistema di caselle precompilate non verrà più usato, ma sarà valida un'apposita autorizzazione. In qualsiasi momento potrete revocare il consenso dato e chiedere l'immediata cancellazione dei vostri dati raccolti fino a quel momento. Altre novità riguardano la portabilità dei dati, in pratica sarà possibile trasferire i propri dati personali da un titolare di trattamento dati ad un altro; e il diritto all'oblio che prevede la cancellazione (anche online) dei vostri dati se non sono più necessari per lo scopo per cui sono stati richiesti. Infine, una menzione particolare sulla violazione del trattamento dati personali. Se questi vengono consultati, copiati, rubati o semplicemente persi, il responsabile del trattamento deve comunicarlo all' Autorità Garante e sarà essa a valutare la gravità della situazione e ad indicare la soluzione migliore.
Per il condominio, è consigliabile stilare un documento precompilato, da recapitare a tutti i suoi residenti, con scritto al suo interno le modalità e la finalità del trattamento dati, ed inoltre la natura obbligatoria o facoltativa dei dati da trattare. Inoltre, i condomini dovranno essere informati sulle conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere, e tutte le ammende da esso derivanti.